E-mailnotificaties instellen
Standaard sturen we e-mails over je producten naar degene die de actie uitvoerde: wie een omgeving bestelt, krijgt de mail dat die klaarstaat. In een organisatie wil je die mails vaak breder delen, bijvoorbeeld met alle beheerders of met de financiële administratie. Dat stel je in op het tabblad Notificaties van de organisatiepagina.
Geschatte leestijd: 3 minuten.
De drie categorieën
| Categorie | Wat valt eronder |
|---|---|
| Producten: gereed en verwijderd | Bevestigingen wanneer een omgeving, cluster of database klaarstaat, geschaald of verwijderd is |
| Waarschuwingen en limieten | Meldingen wanneer een product tegen een limiet aanloopt, zoals de gebruikers- of opslaglimiet van een Nextcloud-omgeving |
| Facturatie | Facturen en creditnota’s |
Per categorie kies je:
- Rollen die meemailen: alle actieve leden met die rol ontvangen de mails. Handig voor “alle beheerders” of “iedereen van financiën”.
- Specifieke leden: losse leden die de mails ook moeten krijgen, ongeacht hun rol.
- De besteller altijd meemailen: of degene die de actie uitvoerde de mail ook zelf krijgt. Dit staat standaard aan.
Onder elke categorie zie je direct wie de mails op dit moment zou ontvangen.
Wie kan dit instellen
Alleen de eigenaar en beheerders kunnen de notificatie-instellingen wijzigen. Alle andere rollen kunnen het tabblad wel bekijken, zodat iedereen kan zien welke mails er te verwachten zijn.
Goed om te weten
- Zonder instellingen verandert er niets: de mails gaan dan alleen naar de besteller, zoals altijd.
- Een mail kan nooit “verdwijnen” door de instellingen: als de gekozen rollen of leden op het moment van versturen niet (meer) bestaan, valt het platform terug op de besteller.
- Beveiligings- en accountmails (zoals wachtwoordmails en uitnodigingen) volgen deze instellingen niet: die gaan altijd naar de betrokken persoon.
- Marketing-e-mails staan hier los van: dat is een persoonlijke voorkeur die ieder lid zelf beheert via Instellingen in het portaal, of via de afmeldlink onderaan elke marketing-mail.
Tip voor de facturatie
Voeg bij de categorie Facturatie de rol Financieel beheerder toe en zet “De besteller altijd meemailen” eventueel uit. Facturen komen dan rechtstreeks bij de administratie terecht, ook wanneer een systeembeheerder de bestelling plaatste.